منعطف باشید تا منتفع شوید!

ماه گذشته، "جواد موسوی" مدیرکل میراث فرهنگی، گردشگری و صنایع دستی خراسان رضوی از تغییر ساعت تحویل اتاق های مراکز اقامتی مشهد، به ساعت ۱۳ یعنی بعد از نماز ظهر خبر داده و همکاری مجموعه های اقامتی با زائرین را، جهت بهره مندی ایشان از فیض معنوی نماز اول وقت، بی نیاز از دریافت هزینه ای اضافه، عاملی تاثیر گذار بر حفظ آرامش و ایجاد خاطره خوش از یک سفر زیارتی برشمرد.

اگر چه این رویکرد، الزام ایجاد تغییر در ساختار سازمانی و ساماندهی نیروی کار جهت خدمات رسانی به میهمانان ورودی و خروجی را در پی داشته و برای بسیاری از دست اندرکاران این حوزه چالش تلقی می گردد، مطالعات اخیر حاکی از آن است که در سراسر دنیا "نیاز مهمان هتل ها به وجود انعطاف در زمان ورود و خروج"، یکی از دغدغه های مهم انسان امروزی است که به دلایل مختلف، قصد سفر می کند.

اگر چه پیش تر نیز برخی مجموعه ها با توجه به موقعیت و صلاحدید، به واسطه قرارگیری زمانی در high season ویا low season و نوع مهمان و شرایط خاص وی، در این خصوص همکاری نسبی داشته اند؛ بعضی از زنجیره های بین المللی، با توجه به تجزیه و تحلیل الگوریتم رزرواسیون مجموعه خود، پاسخ به این نیاز مهمان را با سیاست های پیشبرد فروش، برای افزایش درصد اشغال و درآمد هتل، همسو می دانند.

از آنجا که با توجه به آگاهی از زمان ورود و خروج مهمانان هتل، بر اساس سیستم رزرواسیون مجموعه ها، امکان برنامه ریزی برای اسکان مهمانانی که قصد دارند چند ساعت زودتر از زمان قانونی تحویل اتاق ها، به هتل وارد شده و یا چند ساعت بعد از زمان تعریف شده هتل را ترک نمایند، فراهم خواهد بود؛ دقت در پردازش داده های زمانی ورود و خروج مهمانان که بر اساس برنامه سفر آنها در سیستم بارگذاری می شود، به متولیان واحد رزرو، در راستای تخصیص اتاقهای مناسب، طبق درخواست مهمان، یاری می رساند.

این سیستم به مهمانان امکان می‌دهد که با پرداخت مبلغی ناچیز، مطمئن شوند که اتاقشان در بازه زمانی مورد درخواست، مختص ایشان بوده و در ضمن، توانایی هتل برای ارائه اتاق‌های تمیز و آماده، متناسب با تقاضای زمانبندی شده از سوی مهمانان را میسر کرده و بی تردید فرصت کسب درآمد بیشتر از اتاقهایی که تا پیش از این ولو برای چند ساعت تا زمان ورود مهمان احتمالی بعدی خالی می ماندند، مقدور می سازد.

اگر چه بسیاری از هتل های مطرح دنیا پیاده سازی این سیستم را با بهره گیری از حداکثر کارایی منابع انسانی خود امکانپذیر دانسته اند، ولی تغییر چندانی در ساختار اقامتی خود قائل نشده اند چرا که با شریک کردن نیروی این واحد در سود ناشی از خدمات نوین، آن را امتیازی برای کارکنان مجموعه نیز به حساب می آورند و از دیگر سو به واسطه خلق تجربه ای اینچنین هم سعی در وفادار کردن مهمانان به برند خود داشته و هم درواقع برای مهمانان وفادار شرایط خاص تر و بهتری قائل خواهند شد؛ منتها به شرط اینکه مهمانان، بدون واسطه قرار دادن سامانه های رزرو آنلاین و آژانسهای مسافرتی، به طور مستقیم از سیستم رزرواسیون هتل برای انجام رزرو خود بهره جویند و حداقل سه روز قبل از ورود، مجموعه را از این درخواست مطلع سازند.

ورود و خروج بر اساس برنامه زمانبندی مهمان می‌تواند امتیاز ارزشمندی از یک هتل تلقی شود که البته اغلب برای مهمانان وفادار میسر است.

به عنوان مثال Marriott Bonvoy برای آن دسته از مهمانان خود که بیش از یک چهارم سال را در اتاق های آن می گذرانند، اقامتی بیست و چهارساعته بسته به زمانبندی مهمان و بدون پرداخت مبلغ اضافی در نظر گرفته است که البته در این راستا مهمانان با توجه به اقامت از ۲۵ شب تا بالغ بر ۱۰۰ شب در شعبات مختلف ماریوت، از مزایای متفاوتی برخوردار خواهند شد.

برخلاف ماریوت، برند هیلتون، وفاداری مهمانان را معیار بهره مندی از این امکان نمی داند و همه متقاضیان این درخواست را درصورت امکان، واجد شرایط همکاری دانسته و این اقدام را راهی برای وفادار کردن مهمانان به زنجیره خود بر می‌شمارد.

با افزایش تقاضا برای انعطاف پذیری در زمان check in و check out، بی شک استقبال سایر برندها از این اقدام نیز طبیعی است؛ اگر چه هر مجموعه ای در این زمینه خلاقیت ها و چارچوب های خاص خود را دارد. به عنوان مثال هتل های زنجیره ای InterContinental برای مهمانانی که اغلب، متقاضی تمدید اقامت ساعتی خود هستند، شرایطی را فراهم آورده که با پرداخت سالانه، ۲۰۰ دلار، به جای ساعت ۱۲ ظهر، تسویه حساب خود را تا ساعت ۴ عصر به تاخیر بیندازند و یا برخی هتل ها با درک اینکه گاهی مهمانان نسبت به عدم آماده بودن اتاق خود در ساعت ۲ بعد از ظهر، در لابی منتظر مانده و اگر چه این امر سبب تحویل دیرتر اتاق به ایشان گردیده اما فردا بدون هیچ چشم داشت و اعتراضی با پرداخت مبلغ کامل، سر ساعت، اتاق خود را تحویل هتل داده اند و چه بسا برخی از آنها به سبب شرایط و دلایل سفر حتی کمتر از بازه زمانی که محق بهره‌ گیری از آن هستند، هتل را ترک کرده و بهای کامل یک شب را پرداخت نموده اند، همکاری با مهمانان در خصوص درخواست انعطاف برای ورود زودهنگام و یا خروج دیرهنگام را به شرط برنامه ریزی دقیق، به عنوان یک تعامل انسانی، لازم الاجرا دانسته و بعضی از هتل ها این مساعدت را ۲۴ ساعت کامل نیز امکانپذیر می دانند.

اگر چه ارائه چنین خدمتی در اکثر مجموعه ها، هزینه‌ ای اضافی برای مهمان خواهد داشت اما رقم آن به نسبت ارزشمندی آن چندان چشمگیر نمی نماید.

با این حال توصیه می شود، در خصوص توضیح امکان همکاری با مهمان در این خصوص پیشقدم شده و هزینه‌های مربوط به انعطاف در زمان ورود و خروج را حتی اگر رقم ناچیزی است، از قبل به اطلاع ایشان برسانید.

بسته به نوع درخواست مهمان در باب انعطاف‌پذیری زمانی، گزینه‌های قیمت‌گذاری متفاوتی را در نظر بگیرید. برای مثال، ممکن است مهمان، فقط ورود زود هنگام داشته باشد و مایل به استراحت در اتاق و بعد از آن شرکت در یک جلسه مهم باشد و یا متقاضی بهره مندی همزمان از انعطاف در زمان ورود زود هنگام و خروج دیرهنگام به جهت مراجعه به پزشک و طی روند درمان باشد، بنابراین ارزش آفرینی هتل برای هر یک از این موارد می تواند بهای مختص به خود را داشته باشد.

همچنین هتل‌ها می‌توانند هزینه اضافی را با سایر خدمات یا امکانات خاصی همراه کرده و آن را برای مهمان وسوسه انگیزتر و دلپذیرتر کنند. برای مثال، علاوه بر مساعدت با مهمان در باب ورود زودهنگام، استفاده از اسپای هتل و یا افزودن یک وعده غذایی رایگان، به عنوان یک پکیج تشویقی خوش قیمت، به مهمانان انگیزه می دهد تا مجموعه را به دفعات برگزیده و ضمن پرداخت بهای درخواست خود، با نگرانی کمتری سفر کنند.

تغییرات دنیا بعد از فراگیری کرونا، مهمان نوازی مدرن را به سوی خلق تجربه مطلوب تر و مطبوع تر از سفر و شخصی سازی سوق داده و هتلداران را به انعطاف هرچه بیشتر در برابر خواسته های مهمانان رهنمود می سازد.

اگر چه نمی توان منکر معایب و هزینه های عملیاتی بالقوه مانند افزایش حجم کار و استرس ناشی از الزام دقت بیشتر به جهت برنامه ریزی های ساعتی بود، اما برای جلوگیری از تداخل زمانی و حفظ کیفیت خدمات، توسعه بهره گیری از فناوری های آنلاین، آموزش کارکنان واحدهای مختلف بصورت چند مهارتی برای همکاری با بخش های مختلف در صورت نیاز و افزایش تشویقی های مادی و معنوی پرسنلی در هتل و آگاه ساختن آنها از ضرورت و تاثیر جلب رضایت مهمانان در انتفاع هتل و کارکنان، برقراری ارتباط شفاف با مهمانان برای متعادل کردن هزینه‌های اضافی ایشان که در نهایت با رضایت آن را پرداخت نمایند، موفقیت مجموعه را با اجرای استراتژی های مناسب، به دنبال داشته و منتج به راحتی هرچه بیشتر مهمانان خواهد بود.

✍🏻  ترجمه و گردآوری ؛

ارغوان اسعدى - فعال و مدرس گردشگری