فراتر از انتظار مهمانانتان باشید!

چگونه می توانید با میهمانان ارتباط برقرار کنید تا از انتظارات آنها فراتر بروید ؟

ارتباط یک مهارت حیاتی در مدیریت میهمان نوازی است ، به خصوص زمانی که به ملاقات و فراتر رفتن از انتظارات میهمانان شما می رسد. این که آیا شما دربان ، پذیرشگر ، خانه دار یا متصدی بخش دیگری هستید ، باید به طور موثر با میهمانان خود ارتباط برقرار کنید تا نیازها ،انتظارات و بازخورد آنها را درک کنید و خدمات شخصی و به یاد ماندنی ارائه دهید. در این یادداشت، ما نکاتی را در مورد چگونگی ارتباط با میهمانان برای فراتر رفتن از انتظارات آنها به اشتراک خواهیم گذاشت.

"میهمانان خود را بشناسید"

اولین قدم برای برقراری ارتباط با مهمانان این است که بدانید آنها چه کسانی هستند ، چه می خواهند و چه ارزشی دارند. شما می توانید از منابع مختلف اطلاعات مانند سیستم های رزرو ، پروفایل های مهمان ، برنامه های وفاداری ، رسانه های اجتماعی و بررسی های آنلاین استفاده کنید تا قبل از ورود ، در طول اقامت و پس از خروج از میهمانان خود اطلاعات بیشتری کسب کنید. همچنین می توانید سوالات باز بپرسید ، به طور فعال گوش دهید و رفتار و زبان بدن آنها را مشاهده کنید تا بینش هایی در مورد ترجیحات و انتظارات آنها کسب کنید. دانستن میهمانان به شما کمک می کند تا سبک ، لحن و محتوای ارتباطی خود را متناسب با نیازهای و شخصیت آنها تنظیم کنید.

"از کانال های مناسب استفاده کنید"

گام دوم برای ارتباط با میهمانان استفاده از کانال ها و ابزارهای مناسب برای رسیدن به آنها است. بسته به هدف ، زمینه و ضرورت ارتباط شما ، می توانید گزینه های مختلفی مانند تماس های تلفنی ، ایمیل ها ، پیام های متنی ، برنامه های تلفن همراه ، چت بات ها ، رسانه های اجتماعی یا تعاملات رو در رو انتخاب کنید. همچنین باید ترجیحات و راحتی میهمانان خود را در نظر بگیرید و از آنها بپرسید که چگونه می خواهند با آنها تماس گرفته شود. به عنوان مثال ، برخی از میهمانان ممکن است یک تماس تلفنی را برای تأیید رزرو خود ترجیح دهند ، در حالی که دیگران ممکن است یک پیام متنی یا ایمیل را انتخاب کنند. همچنین باید از کانالهایی که متناسب با لحن و محتوای ارتباط شما هستند استفاده کنید. به عنوان مثال ، یک ایمیل رسمی ممکن است برای ارسال تاییدیه یا فاکتور مناسب باشد ، در حالی که یک پیام متنی معمولی ممکن است برای ارسال یک یادداشت خوش آمدگویی یا تشکر موثرتر باشد.

"واضح و مختصر باشید"

گام سوم برای ارتباط با میهمانان این است که در پیام های خود واضح و مختصر باشید. شما باید در استفاده از اصطلاحات ، اصطلاحات عامیانه یا اختصارات که ممکن است میهمانان شما را دچار سو برداشت یا ناراحت کند ، اجتناب کنید. شما همچنین باید از زبان ساده و مستقیم استفاده کنید که بدون ابهام یا سوء تفاهم معنی و قصد شما را منتقل می کند. همچنین باید پیام های خود را کوتاه و مرتبط نگه دارید و از اطلاعات غیر ضروری یا اضافی که ممکن است میهمانان شما را خسته یا منحرف کند ، اجتناب کنید. شما همچنین باید قبل از ارسال پیام های خود را اصلاح و ویرایش کنید و خطاهای املا ، نگارشی ، علامت گذاری و قالب بندی را که ممکن است بر اعتبار و حرفه ای بودن شما تأثیر بگذارد ، بررسی کنید.

"مودب و مثبت باشید"

گام چهارم برای برقراری ارتباط با میهمانان ، مودب بودن و مثبت بودن در لحن و نگرش شماست. شما باید از کلمات و عبارات مودبانه و محترمانه استفاده کنید ، مانند لطفا ، ممنون ، ببخشید ، و خوش آمدید. شما همچنین باید از زبان مثبت استفاده کنید ، مانند بله ، مطمئنا و قطعا. همچنین باید از استفاده از زبان منفی یا خشن مانند نه ، نمی تواند ، نمی خواهد و هرگز اجتناب کنید. همچنین باید همدلی و قدردانی خود را نسبت به مهمانان خود ابراز کنید و احساسات و نظرات آنها را تصدیق کنید. همچنین باید در صورت لزوم از طنز و تعارف استفاده کنید ، اما مراقب باشید که طعنه آمیز یا غیر صادقانه به نظر نرسید.

"پاسخگو و فعال باشید"

گام پنجم برای ارتباط با میهمانان این است که در اقدامات و پیگیری های خود پاسخگو و فعال باشید. شما باید به سوالات ، درخواست ها ، شکایات و بازخورد مهمانان خود در اسرع وقت پاسخ دهید و آنها را در مورد وضعیت و پیشرفت مسائل خود مطلع کنید. همچنین باید پیش بینی کنید و از مشکلات احتمالی جلوگیری کرده و پیش از اینکه میهمانان از شما بخواهند ، راه حل ها و گزینه های دیگری را ارائه دهید. شما همچنین باید فراتر از انتظارات میهمانان خود بروید و آنها را با اقداماتی مانند ارسال کارت تولد ، نوشیدنی غافلگیر کرده تا آنها از اقامت خود لذت ببرند.

"به دنبال بازخورد و بهبود باشید"

ششمین و آخرین گام برای برقراری ارتباط با میهمانان ، بررسی بازخورد میهمانان و بهبود بخشیدن به آن است. شما باید نظرات و پیشنهادات میهمانان خود را در مورد خدمات و ارتباطات خود بپرسید و از آنها برای ارائه نظراتشان تشکر کنید. شما همچنین باید از روش های مختلفی مانند نظرسنجی ، بررسی ، رتبه بندی ، نظرات و انتقادات برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل بازخورد میهمانان خود استفاده کنید. شما همچنین باید از بازخوردها برای شناسایی نقاط قوت و ضعف خود و تعیین اهداف و برنامه های عملی برای بهبود مهارت های ارتباطی و عملکرد خود استفاده کنید.

✍🏻 سینا ظفریان